COVID-19 : Mesures de continuité de notre activité

Version 1.0 en date du 20 mars 2020

1- Introduction

Suite aux annonces du Gouvernement, LINAGORA a déclenché immédiatement  le jeudi 12 mars son Plan de Continuité d’Activité (PCA).

Ce PCA s’inscrit dans les démarches de prévention et de lutte contre une épidémie (type COVID-19). Ce plan doit permettre de répondre à une double exigence :

  • garantir la sécurité des personnels,
  • assurer les missions opérationnelles de la société.

La mise en œuvre de ce plan implique de nombreux bouleversements dans l’organisation de la société puisqu’il faut adapter notre fonctionnement habituel pour tenir compte de la mise en place du télé-travail et du respect de mesures d’hygiène draconiennes.

Il s’agit donc bien d’une gestion de crise et de mesures exceptionnelles de réorganisation de l’activité de la société.

Les mesures suivantes ont été prises dès le lundi 16 mars 2020 :

  • Mise en place d’une cellule de crise et de moyens de communications rapides avec l’ensemble des équipes opérationnelles de la société ;
  • Mise en télétravail de l’ensemble des équipes pour respecter les mesures de confinement. L’ensemble de nos équipes poursuit à distance ses missions. Les équipes sont accompagnées par la mise en place d’outils de télé-travail sécurisés, des consignes partagées et un soutien managérial renforcé ;
  • Pleine mobilisation pour la continuité de l’ensemble des services de LINAGORA, notamment ses missions pour l’État, plusieurs OIV et un grand nombre de grandes entreprises françaises ;
  • Maintien de l’ensemble des instances de pilotage avec le renforcement des outils de vidéoconférences sécurisés déjà existants pour que chacun puisse assurer ses réunion en toute confidentialité.

La Direction de LINAGORA suit l’évolution de la situation au jour le jour et adaptera l’ensemble de ces mesures chaque fois que cela sera nécessaire.

Le PCA a par ailleurs deux objectifs principaux :

  • maintenir l’activité au niveau le plus élevé possible,
  • informer au plus tôt nos collaborateurs, clients et partenaires des évolutions de notre organisation.

Le PCA mise en œuvre comporte trois volets d’égale importance qui doivent être conçus et évolués en étroite corrélation. :

  • un volet organisationnel,
  • un volet de prévention,
  • un volet informationnel.

Ces 3 volets sont détaillés dans la suite de ce document.

2- Volet Organisationnel

A- Le télétravail devient la règle impérative pour tous les activités qui le permettent

Le moyen le plus efficace pour lutter contre la diffusion du Covid-19 est de limiter les contacts physiques.

En cas d’impossibilité de télé-travailler, le collaborateur doit se rapprocher de la Direction Générale afin de demander les dérogations et les justificatifs nécessaires demandés par les autorités.

Seuls les membres de la permanence opérationnelle au siège de la société participant au pilotage du plan de continuité de l’activité en présentiel, se rendent dans les locaux du siège de la société.

B- Désignation d’un Référent COVID-19

Michel-Marie MAUDET, Directeur Général de LINAGORA SAS est désigné comme la personne responsable pour coordonner la préparation et la mise en œuvre du dispositif de gestion de crise pandémique.

En cas de maladie, la suppléance du référent « pandémie » serait assurée par Alexandre ZAPOLSKY, Président de LINAGORA SAS.

Le référent :

  • Pilote la préparation des services à une pandémie grippale ;
  • Conduit l’élaboration du plan de continuité de l’activité ;
  • Est l’interlocuteur privilégié de l’ARS et du Conseil Départemental ;
  • Formalise un maximum de procédures par écrit, et œuvre à leur appropriation par le personnel de telle sorte qu’elles s’appliquent automatiquement le moment venu ;
  • Vérifie régulièrement l’état des stocks en moyens de protections (dates de péremption).

C- Mise en place d’une cellule de prévention et d’observation COVID-19

Cette cellule est composée de la Direction Générale, de la DRH, de la DAF et du chef comptable.

Un canal de communication sur la messagerie instantanée est dédié pour la communication entre les membres de cette cellule.

D- Mise en place d’une permanence opérationnelle au siège de la société

Une permanence opérationnelle est mise en place depuis le 16 mars 2020 jusqu’à nouvel ordre. Elle est constituée au jour de cette version 1.0 du PCA de :

  • Alexandre ZAPOLSKY, Président
  • Michel-Marie MAUDET, Directeur Général
  • Michel MEZIN, Chef comptable
  • Valérie STEFFEN, Assistante de Direction

Toutes les mesures de sécurité sont prises dans les locaux du siège (voir ci après). Tous ces personnels se sont organisés en conséquence et disposent des attestations nécessaires pour se rendre au siège de la société.

E- Maintien des instances de pilotage et suivi des activités

L’ensemble des comités de pilotage de la société sont tenus et s’exécutent en vidéoconférence aux horaires habituels.

F- L’organisation du travail en situation dégradée

Il importe de sensibiliser le personnel et ses représentants sur l’impact qu’a la pandémie sur la vie de la société et de les associer étroitement et le plus tôt possible à la mise en oeuvre du PCA, pour trouver ensemble les solutions les plus pertinentes.

Dès à présent, un espace est dédié sur l’Intranet de l’entreprise où tous les collaborateurs de la société peuvent retrouver toutes les informations concernant ce PCA et les mesures spécifiques qui en découlent.

Cet espace partagé évolue en fonction de l’évolution de la situation et permet de partager les meilleures pratiques développées au sein de la société.

Les pistes déjà mises en place sont les suivantes (liste non exhaustive) :

  • Annulation de tous les déplacements,
  • Mise en télé travail de l’ensemble des collaborateurs avec accès aux services de la société au travers d’un VPN,
  • Priorisation des tâches (déprogrammation de toutes les activités non essentielles, pour un recentrage et une adaptation sur les activités prioritaires),
  • Réorganisation des conditions de travail : aménagement des horaires et du temps de travail.

Par ailleurs, des modalités de communication avec les collaborateurs en confinement  (ex : courrier électronique, messagerie instantanée, messages téléphoniques ou SMS) ont été mises en œuvre pour assurer l’ensemble des missions de la société.

3- Volet de prévention

A/ Sensibilisation et information des collaborateurs en situation de télé travail

Cette sensibilisation vis-à-vis du risque infectieux vaut pour tout germe infectieux, saisonnier (grippe saisonnière) ou non (tuberculose, SRAS…), ainsi que pour le risque lié au COVID-19.

L’information porte sur le rappel des bonnes pratiques d’hygiène, et la connaissance des mesures barrières, dont l’application rigoureuse tient une place essentielle pour réduire la transmission du virus.

Ces mesures seront appliquées avec une particulière vigilance en cas de pandémie :

  • respect strict des règles d’hygiène : le lavage et la désinfection des mains avec des solutions hydro-alcooliques ou eau et savon ordinaire ; l’usage des gants n’est qu’une mesure additionnelle qui ne dispense pas du lavage des mains ;
  • l’hygiène respiratoire: se servir de mouchoirs en papier jetables pour s’essuyer le nez, se couvrir la bouche et le nez en cas d’éternuement ou de toux, jeter les mouchoirs souillés dans une poubelle avec couvercle prévue à cet effet,
  • sensibiliser les équipes au repérage des personnes malades présentant des signes évocateurs (fièvre supérieure ou égale à 38°, toux ou maux de gorge, difficultés respiratoires),
  • éviter tout contact étroit, saluer sans se serrer les mains et sans embrassade,
  • l’aération régulière du logement,
  • nettoyer soigneusement les objets et les surfaces domestiques pouvant avoir été contaminés par des sécrétions respiratoires ou manuportées. Utiliser à cet effet des produits de nettoyage contenant de l’alcool, de l’eau de javel (hypochlorite de sodium) ou d’autres désinfectants homologués dont l’utilisation est compatible avec le genre de surfaces à traiter. (Meubles : tablette et plateau, accoudoirs du fauteuil, commandes de lumière ou de téléviseur, clavier et écran d’ordinateur, poignées de portes, système de verrouillage etc…)
  • laver au préalable la vaisselle, les couverts ou le linge de maison utilisé.

B- En présence de cas suspects et/ou avérés

Un système d’enregistrement des cas suspects ou avérés parmi les collaborateurs est mis en place et suivi au niveau de la cellule de prévention et d’observation COVID-19.

Le principe d’enregistrement des jours et horaires de présence au domicile des bénéficiaires déjà mis en œuvre (plannings, …), permettra de retracer a posteriori les contagions possibles et de prendre, le cas échéant, des mesures de maintien à domicile des personnels qui auraient été exposés, ou la mise en quarantaine des personnes possiblement contaminées.

Conduites à tenir :

  • Recommander à la personne de rester isolée et prendre contact avec son médecin traitant si possible en vidéo consultation,
  • Contacter le centre 15 uniquement en cas de symptômes graves (insuffisance respiratoire),
  • Le cas échéant, prévenir la cellule de prévention et d’observation COVID-19 par mail à l’adresse lutte_covid19@linagora.com, et joindre le Référent COVID-19 par téléphone.

4- Volet informationnel

A- Mise en place d’un canal du communication privilégié

La cellule de prévention et d’observation COVID-19 est joignable par mail à l’adresse lutte_covid19@linagora.com ou via le canal de messagerie instantanée dédié.

B-Mise en place d’une réunion globale d’informations des collaborateurs

La communication est un élément essentiel durant les périodes de gestion de crise telle que celle liée au virus COVID-19.

Ainsi, une réunion hebdomadaire est organisée en visioconférence avec l’ensemble des personnels de la société (y compris les équipes internationales) tous les jeudi à 13 heures (UTC +1). Un lien communiqué à l’ensemble des collaborateurs a été mis en place. Par ailleurs, un processus de remontée de questions et de compte rendu est mis en place entre deux réunions hebdomadaires.

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